דוח בקליק

המדריך למשרד: מההרשמה ועד הדוח הראשון

שבעה שלבים. בכל שלב: מה עושים, מה רואים, ומה המערכת עושה לבד. ההקמה הבסיסית לוקחת כרבע שעה.

  • 14 יום חינםעד 3 תיקים, בלי כרטיס אשראי
  • דקהלהתחיל לקבל מסמכים בוואטסאפ
  • אישור אחדלכל דוח, על הסיכום
למפת השלביםלפתיחת ניסיון חינם

מפת השלבים

  1. 1פותחים חשבוןניסיון חינם למשרד
  2. 2בוחרים איך הלקוחות שולחיםוואטסאפ בקוד משרד, מייל או וואטסאפ עסקי
  3. 3פותחים תיק ללקוחת"ז, תאריך הצו, טלפון
  4. 4שולחים ללקוח הודעההודעה מוכנה, בלחיצה
  5. 5המסמכים נכנסים לבדנקראים, מסוכמים ומשויכים לתיק
  6. 6מאשרים את הסיכוםהאישור היחיד לכל דוח
  7. 7מורידים ומגישיםPDF מוכן, וסימון "הוגש"
שלב שלכםהמערכת עושה לבדהאישור היחיד
1

פותחים חשבון למשרד

בעמוד "ניסיון חינם".

  1. ממלאים שם המשרד, השם שלכם, מספר רישיון, מייל, טלפון וסיסמה.
  2. נכנסים ישר ל"לוח מועדים". בראש העמוד מחכה רשימת "צעדים ראשונים", וכל צעד שתסיימו יסומן ב-✓.
  3. מומלץ: ב"החשבון שלי" (לחיצה על השם למעלה) מפעילים אימות דו-שלבי.
בסוף הניסיון כל המידע נשמר. עוברים למנוי בעמוד "המנוי", וממשיכים בדיוק מאותה נקודה.
2

בוחרים איך הלקוחות ישלחו מסמכים

בעמוד "הגדרות המשרד". אפשר לבחור יותר מדרך אחת.

איך הלקוחות שולחים לכם מסמכים? שלוש אפשרויות

בכל אפשרות המסמך נכנס לבד לתיק הנכון, נקרא, והסכומים נכנסים לדוח. ההבדל הוא רק לאן הלקוח שולח וכמה הקמה צריך. אפשר להשתמש בכמה אפשרויות יחד.

מומלץ · בלי הקמה

1. וואטסאפ בקוד משרד

קוד 8802 מעכשיו כל מסמך שתשלחו כאן יגיע למשרד שלכם ✓ 📷 תלוש משכורת
מה צריך לעשות
כלום. רק לשלוח ללקוחות את ההודעה המוכנה עם הקוד (העתקה בלחיצה).
זמן הקמה
דקה
עלות
כלול במנוי
חשוב לדעת
הלקוחות שולחים למספר של דוח בקליק, לא למספר של המשרד. הלקוח כותב את הקוד פעם אחת בלבד.
מתקדם

2. וואטסאפ עסקי של המשרד

המשרד שלכם ✓ 📷 חשבון חשמל קיבלנו את המסמך, תודה!
מה צריך לעשות
חשבון עסקי מאומת ב-Meta, מספר טלפון ייעודי שלא פעיל בוואטסאפ, וחיבור בהגדרות. אנחנו מלווים את ההקמה.
זמן הקמה
כשעה, ועוד כמה ימים לאישור של Meta
עלות
הודעות שהלקוח שולח בחינם. Meta גובה כמה אגורות על הודעה שהמשרד יוזם.
מתאים ל
משרד שרוצה שהלקוחות יראו את השם והמספר של המשרד.
10 דקות

3. מייל

אל: docs.office@gmail.com 📎 תלוש-אוגוסט.pdf המערכת בודקת את התיבה כל כמה דקות
מה צריך לעשות
תיבת Gmail (מומלץ חדשה, רק למסמכים) וסיסמת אפליקציה. מדריך צעד אחר צעד בהגדרות.
זמן הקמה
כ-10 דקות
עלות
כלול במנוי
חשוב לדעת
המערכת לוקחת רק קבצים מצורפים, לא מוחקת ולא שולחת כלום מהתיבה.

📎 ובכל מקרה, תמיד אפשר להעלות מסמך ידנית מהמחשב או לצלם אותו, בדף התיק. לא בטוחים במה לבחור? התחילו בקוד משרד: זה לוקח דקה, ואפשר להוסיף מייל או וואטסאפ עסקי מתי שרוצים.

חיבור המייל, שלב אחר שלב (כ-10 דקות)
  1. פותחים תיבת Gmail חדשה רק למסמכים, למשל docs.cohen.law@gmail.com. כך המערכת לא נוגעת בתיבה הרגילה של המשרד.
  2. מפעילים בתיבה אימות דו-שלבי בחשבון Google. בלי זה Google לא מאפשרת סיסמת אפליקציה.
  3. יוצרים "סיסמת אפליקציה" בעמוד myaccount.google.com/apppasswords. מקבלים 16 אותיות.
  4. ב"הגדרות המשרד" ← "חיבור תיבת מייל" מזינים את כתובת ה-Gmail ואת 16 האותיות, ולוחצים "שמירה ובדיקת חיבור".
  5. נותנים ללקוחות את הכתובת. מכאן המערכת נכנסת לתיבה כל כמה דקות, לוקחת רק קבצים מצורפים (תמונות ו-PDF), משייכת לתיק לפי כתובת השולח, ומסמנת את המייל כנקרא. היא לא מוחקת ולא שולחת כלום.
3

פותחים תיק ללקוח

"לקוחות" ← "לקוח חדש".

שדהלמה הוא חשוב
שם ות"זמופיעים בראש הטופס לממונה
תאריך צו פתיחת הליכיםממנו המערכת מחשבת את כל תקופות הדיווח ומועדי ההגשה. לא ידוע? בוחרים את חודש הדוח הראשון.
טלפון ניידכך המערכת מזהה את הלקוח בוואטסאפ ומתייקת את המסמכים שלו בתיק הנכון
מיילכך המערכת מזהה מיילים שהלקוח שולח
תשלום חודשי לפי הצונכנס לבד לסעיף ההוצאות בכל חודש
משה כהן
צו פתיחת הליכים10.7.2026
טלפון נייד (לזיהוי בוואטסאפ)052-1112233
הדוח הבאיולי–אוגוסט 2026 · הגשה עד 15.9.2026
שמירה
המחשה
4

שולחים ללקוח הודעה

בדף התיק, בחלק "תזכורת ללקוח".

המערכת מכינה הודעה אישית עם רשימת המסמכים שעוד חסרים לתקופה, ועם ההוראה לשלוח בוואטסאפ עם קוד המשרד. לוחצים "העתקה" ומדביקים בוואטסאפ ללקוח, או שולחים במייל בלחיצה.

שלום משה, תזכורת ממשרדנו: עד 15.9.2026 יש להגיש לממונה את הדוח ליולי–אוגוסט. נא לשלוח צילום של: תלושי שכר, חשבון חשמל, קבלות מזון… הכי פשוט: שלחו בוואטסאפ ל-053-… (בהודעה הראשונה כתבו: קוד 8802).
הרשימה מתעדכנת לבד: מה שכבר הגיע יורד ממנה.
5

המסמכים נכנסים לבד

אין צורך לאשר כל קבלה.

📥 מגיע מסמךמוואטסאפ, מהמייל או מהעלאה ידנית. משויך לתיק לפי הטלפון או המייל.
🔍 נקרא אוטומטיתסוג המסמך, חודש וסכום. קבלות הסופר נסכמות לסעיף הכלכלה, חשבון לחודשיים מתחלק.
📊 נכנס לדוחהסכומים מופיעים מיד בטופס, והמאזן מתעדכן.
בעמוד "מסמכים" נשארים רק מסמכים שצריכים השלמה: כאלה שלא שויכו לתיק (למשל ממספר לא מוכר) או שלא זוהה בהם סכום. משייכים או משלימים, ולוחצים "הכנסה לדוח".
6

מאשרים את הסיכום

בדף הדוח, בתיבה "אישור הנתונים הסופיים".

  1. עוברים על סך ההכנסות וההוצאות בכל חודש.
  2. אם יש פער חריג, המערכת מסבירה מה כדאי לבדוק (למשל הוצאות חסרות). משלימים מסמכים או מוסיפים שורה ידנית.
  3. מסמנים "בדקתי" ולוחצים "אישור הנתונים הסופיים". שינוי אחרי האישור יבקש אישור מחדש.
7

מורידים ומגישים

"PDF להגשה" בדף הדוח.

טופס הממונהמלא ומאוזן, לפי חודשים
כל האסמכתאותכל מסמך עם הסעיף שהוא מאמת
  1. מורידים את הקובץ, מחתימים את הלקוח ומגישים לממונה.
  2. לוחצים "סימון כהוגש ושמירת עותק". העותק נשמר בתיק, והדוח יורד מ"לוח מועדים".
  3. הדוח הבא כבר מחכה בלוח המועדים, עם תזכורת מוכנה ללקוח.

שאלות נפוצות

הלקוח שלח מכמה מספרי טלפון

רושמים בתיק את כל המספרים, מופרדים בפסיק. אפשר גם לשייך מסמך ידנית ולסמן "לזהות את השולח בפעם הבאה".

לקוח שלח צילום לפני שכתב את הקוד

המערכת שומרת את הצילום עד יום ומבקשת ממנו את הקוד. ברגע שהוא כותב אותו, הצילומים מועברים למשרד.

אפשר לשנות את הקוד של המשרד?

הקוד קבוע, כדי שהלקוחות לא יתבלבלו. אם צריך קוד חדש, פנו לתמיכה.

כמה אנשים במשרד יכולים לעבוד במערכת?

כמה שצריך. כל אחד עם משתמש משלו, וכל פעולה נרשמת.

מוכנים? 14 יום חינם, בלי כרטיס אשראי.לפתיחת ניסיון